AIを部下にする前に、捨てた仕事10個

AIに仕事を渡す前に、まず捨てるべき仕事がある。

自動化するかどうかの前に、「この仕事はそもそも存在すべきか」という問いがある。ここを飛ばしてAI活用を始めると、速くなった無駄な仕事を量産する。

私がAIを本格的に業務に組み込む前に、まず捨てた10個を書く。

1. 「確認のための確認」メール
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誰かに確認した後に、確認したことを確認するメール。

「先日お伝えした件、ご確認いただけましたか」という類いのものだ。これは受け取る側にも送る側にも、何の情報も意思決定も生まない。生み出すのは「やり取りしているという安心感」だけだ。

捨て方: 次の具体的なアクションを指定して、期限を入れてメールを送る。確認の確認は発生しなくなる。

2. 全員招集の情報共有会議
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「共有したいことがあるので集まってください」で始まる会議。

情報の共有だけならメールでいい。集まる必要があるのは「意思決定」か「双方向の議論が必要な問題解決」があるときだけだ。情報共有会議は、参加者全員の時間を均等に消費しながら、意思決定を何も生まない。

捨て方: 会議のアジェンダに「今日この場で決めること」が一項目でも書けなければ、会議を設定しない。

3. 報告書のフォーマット調整
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内容より見た目に時間をかけた資料。

フォントを整え、余白を調整し、色を統一する。これはデザイナーの仕事だ。あなたがやる必要はない。内容が正確で論点が明快なら、フォーマットは60点でいい。

捨て方: AIにフォーマット調整を渡す前に、フォーマット調整自体をやめる。

4. 前回の資料を改変するだけの資料作成
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先月の役員説明資料を開いて、数字と日付だけ変える作業。

これは思考していない。作業だ。AIに渡す前に問うべきは「この資料を作ることに意味があるか」だ。毎月同じ構成で同じ指標を報告しているなら、その報告は意思決定に使われているか確認する。使われていないなら廃止する。

捨て方: 「この資料が存在しなかったら誰が困るか」を問う。困る人がいないなら廃止。

5. 議事録の逐語録
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会議の発言を全量テキスト化したもの。

議事録の目的は「意思決定の証跡を残すこと」と「関係者への情報共有」だ。会議の発言を全部書き起こす必要はない。必要なのは「誰が何を決めたか」と「次のアクションと期限と担当者」だけだ。

捨て方: まずこの2点だけを書いた議事録を作り、それをAIに要約させるのではなく、最初からこの形で書く。

6. 期待値不明のまま着手する仕事
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「よろしくお願いします」で終わった依頼に、何も確認せず手をつけること。

仕事の依頼には必ず「何のためか」「どんな状態になったら完了か」「期限はいつか」がある。これを確認せずに始めると、完成した後に「違う、そうじゃない」が来る。AIに渡しても同じことが起きる。

捨て方: 依頼を受けたら必ず「これが完成したら何が動きますか」と聞く。答えられない依頼は存在しない。

7. 「念のため」のCC
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念のためCCに入れておいた、という判断の積み重ね。

CCが増えると、全員の受信箱が増える。「念のため」は「本当は必要ないかもしれないが、知らなかったと言わせたくない」という防衛心だ。情報の受け取り手が増えるだけで、意思決定は何も変わらない。

捨て方: CCには「なぜこの人が必要か」を一行書けない限り入れない。

8. 正解のない問いを一人で悩む時間
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30分悩んで答えが出なかった問いは、あなた一人では答えが出ない。

これはAIに渡すか、人に聞くか、「今日決めなくていい」と判断するかのどれかだ。一人で悩み続けることは、燃料の消費であって思考ではない。

捨て方: 30分タイマーをかける。鳴ったら「今日の判断は保留」か「誰かに聞く」を選ぶ。

9. 「見て覚えろ」前提の業務引き継ぎ
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マニュアルがなく、隣で見ながら覚える形の引き継ぎ。

これは引き継ぐ側と引き継がれる側の両方の時間を消費する。AIに業務マニュアルを生成させる前に、まず「この仕事はそもそも誰でもできる形になっているか」を問う。なっていなければ、属人化を解除することが先だ。

捨て方: AIに「この業務を初めての人に説明する文書を作って」と依頼すると、どこが属人化しているかがわかる。

10. 誰もチェックしないレポートの生成
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毎週自動送信されるが、誰も読んでいないダッシュボードやレポート。

「念のため送っている」は「誰も必要としていない可能性がある」の言い換えだ。止めてみて誰も気づかなければ廃止する。AIが生成してもゼロ×10倍はゼロだ。

捨て方: 一度送るのを止める。1週間で誰かから問い合わせが来なければ廃止。