月曜の朝、今週の割り振り表を開く。新しく降りてきた2件の横に、また同じ部下の名前を書いている。客先の事情が分かっていて、手戻りが少なく、頼めば断らない人だからだ。
業務量の偏りは、誰かが怠けて生まれるものではない。「この人に頼むのが一番確実だ」という正しい判断を、配分を決める席で何度も重ねた結果として固まる。
flowchart TD
A[確実な人に回す] --> B[早く正確に終わる]
B --> C[次も同じ人へ]
C --> D[偏りが固定]
D --> E[判断者はあなた一人]
業務量の偏りは、毎回正しい判断の積み重ねで固まる#
1件ずつ見れば、どの判断にも理由がある。納期が近い、客先が慣れている、他の人に渡すと説明に半日かかる。どれも間違っていない。
ただ、積み重なった結果を誰も見ていない。同じ名前を書き続けて3か月もたつと、その人に回すことは判断ではなく前提になる。前提になった配分には、もう理由が書かれない。
しかも、言い出しにくさはここから来る。偏りを作ったのは自分の割り振りなので、指摘すれば自分の配分の誤りを申告する形になる。だから「本人が大丈夫と言っているし」で、次の週もまた同じ名前を書く。
偏りがまだ動く段階なら、担当者ごとの件数と締切を並べて議題に上げる手が使える（業務量の偏りを担当者別の表にして上に見せる手順は前に書いた）。本稿はその先の話だ。表を出しても動かず、特定の一人に寄ったまま固まった配分を扱う。
安全への配慮は会社の義務だが、配分の判断はあなたの席にしかない#
労働契約法第五条はこう定めている。「使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。」（e-Gov法令検索）。主語は使用者、つまり会社であって、課長個人ではない。
ところが、会社が部下一人ひとりの業務量を知る経路は、多くの場合あなたの割り振りしかない。部長は、誰に何件寄っているかを数字では持っていない。義務を負うのは会社なのに、その中身を決める判断はあなたの頭の中で済んでいる。義務の主語と判断の主語が食い違っているこの状態を、私は「主語のずれ」と呼んでいる。
自分がずれの中にいるかは、2つの問いで判定できる。
- 上長はその部下の担当量を数字で知っているか 「忙しそう」程度の印象ではなく件数で
- その配分にした理由を1行で言えるか 「できるから」以外の言葉で
どちらかがNOなら、会社が負う配慮は、実際にはあなた一人の判断で決まっている。直す方向は、あなたが責任を抱え込むことではない。判断を会社の線に乗せ直すことだ。
週の担当量・配分の理由・判断を求めた日付を1枚に残す#
書くのは3行だけで、あなた一人の判断を上長の判断に変えるのは3行目だ。順に置く。
1枚に書くのは3行だけ#
同じ部下への寄りが4週続いたら、それを固定とみなして書き始める（4週は私の目安で、調査の数字ではない）。担当量は手元の割り振り表や進捗表から写すだけでいい。新しく数え直す必要はない。
対象：〇〇さん 記録日：◯月◯日
1. 今週の担当量：主担当◯件／うち今週締切◯件（チーム平均◯件）
2. この配分にした理由：〇〇（いつまで続くか：◯月◯日）
3. 上長に判断を求めた日：◯月◯日（手段：メール） 回答：未更新は月に1回、記録日と1行目を書き換えるだけで済む。
理由欄に「できるから」と書いたら、それは理由ではない#
私は自分の時間の配分を、概ね自分で決めてきた。マネージャーの頃はプレイヤーとしての仕事が大半で、職位が上がってからはマネジメントが大半になった。その配分を決める根拠は一点だけで、自分の単価が、持っている案件の数と釣り合っているかどうかだった。根拠が一点なら、いまの配分が合っているかは一つの問いで確かめられる。
部下の配分も同じだと私は考えている。「確実だから」「早いから」は理由ではなく、偏りが生まれた経緯の説明にすぎない。理由として書けるのは「客先の窓口を引き継げる人が他にいない」のように、条件と期限を持つ一文だ。期限が書けない理由は、その配分がもう前提になっている合図になる。
上長への一文は「この配分でいいか」だけにする#
聞くのは、どちらを動かすかではない。特定の一人の配分を、このまま続けてよいかの可否だ。
件名：〇〇さんの担当配分について、継続可否の判断をお願いします
〇〇さんの今週の担当は主担当◯件（チーム平均◯件）です。
この配分にしている理由は「〇〇」で、◯月◯日までは続く見込みです。
この配分でいいか、判断をいただけますか。
変える場合は、どの案件を誰に移すかを相談させてください。
◯日の定例で回答を伺います。送ったら、1枚の3行目に日付を書く。決める人に文字で問い、その日付を手元に置く骨格は、上の決定への反対を決まる前にメールで残すときと同じだ。
逃げの一手：返事が来なくても、聞いた日付は残る#
上長が「そのままでいい」と答えたら、回答欄にそう書いて終える。その時点で、この配分はあなた一人の判断ではなく、上長が可否を決めた判断になる。
返事が来なければ「回答なし」と書き、次の定例で同じ一文をもう一度送る。日付が2つ並んだ時点で、会社に判断を求めた事実は紙の上にある。そこから先の配分の是非まで、一人で背負い込まなくていい。
その部下に眠れていない様子や遅刻の増加など、不調の兆しがすでに見えているなら、配分の話では間に合わない。観察したことをメモに残し、不調に気づいた時点で産業医へ渡す流れに切り替える。
まとめ：偏りを固めた席から、可否の判断だけを上長へ返す#
業務量の偏りは正しい判断を重ねた席で固まり、会社が負う配慮も、多くの場合その席の判断を通って部下に届く。だから配分の理由と、上長に可否を求めた日付を1枚に残して、判断をあなた一人の頭から会社の線へ戻す。
本記事は AI が下書きし、管理人が監修しています。
続きはタイムラインに置いていく。
