部の定例で、あなたは「うちの課だけ、ここ数か月ずっと重いんです」と口にする。返ってくるのは「一度、段取りを見直してみたら」の一言だ。業務量の偏りを感覚のまま上に伝えると、話は配分ではなく、あなたの段取りの問題として片づけられる。
flowchart TD
A[自課だけ重い] --> B[比べる数字なし]
B --> C[段取りの問題扱い]
C --> D[課の中で抱え込む]
D --> A
自分の課の数字だけでは、重さは段取りの話に戻される#
自分の課の数字をどれだけ丁寧に揃えても、比べる相手がいなければ「多い」の基準は聞き手の頭の中に置かれる。聞き手が持っている基準は、たいてい「もう少し回せるはず」だ。
だから課の残業時間を集計して出しても、返事は会議を減らす、タスクを整理するといった課の中の宿題になる。宿題をこなすほど、重さはあなたの手腕で吸収できるものとして扱われ続ける。
課の中で特定の部下に寄っている偏りなら、誰に何件、いつ締切が重なっているかを並べた表で議題にできる。ただ、課の総量そのものが隣より重いとき、課内の表は何も示さない。課の中をどれだけ均しても、課と課の差は動かないからだ。
両方の課にある業務を3行だけ選び、1人あたりの週の時間で並べる#
偏りを配分の議題に変えるには、部長が判断に使える形で出すしかない。課をまたいだ比較を出した瞬間に返ってくる反論は、「仕事の中身が違う」と「人数が違う」の2つにほぼ決まっている。表の作り方で、この2つを先に潰す。
- 行は両方の課にある業務区分を3つ 片方の課にしかない業務は入れない
- 値は1人あたりの週の時間 総量で並べると、人数の多い課が重く見えるだけになる
- 期間は同じ4週間の平均 繁忙期の1週だけを切り取らない
| 業務区分 | 自課（1人/週） | 隣の課（1人/週） | 差（時間） | 差の割合（差÷隣の課） |
|---|---|---|---|---|
| 定常運用 | ○時間 | ○時間 | ○時間 | ○% |
| 案件対応 | ○時間 | ○時間 | ○時間 | ○% |
| 突発対応 | ○時間 | ○時間 | ○時間 | ○% |隣の課の列は、部で共有している週報や工数集計に課ごとの数字があれば、そこから拾う。無ければ隣の課長に、同じ型で埋めてもらえないか頼む。部長への相談の材料であって、隣の課を責める材料ではないと先に書いておく。
部長に課をまたいだ配分を相談したく、比べる材料を作っています。
定常運用・案件対応・突発対応の3つについて、
直近4週間の1人あたり週の時間を、ざっくりで埋めてもらえませんか。
うちの課の数字も同じ形でお見せします。出来上がった1枚は、部長より先に隣の課長に見せる。頭越しに比べられた側は、数字を読む前に身構えるからだ。
部長に見せるのは、差の割合がいちばん大きい1行だけ#
3行を全部見せると、部長は差の小さい2行を根拠に「そんなに変わらない」と言える。差の小さい行は手元に残し、差の割合がいちばん大きい1行だけを出す。課の総量が隣の課より重いという前提のうえで、選び方の目安は次のとおりだ。
見せる1行の選び方（目安）
・差の割合（差÷隣の課の値）が2割を超える行のうち、割合がいちばん大きい1行
・どの行も2割に届かない → 上に出さない
・隣の列が依頼しても埋まらなかったとき → 数字の代わりに「比べる数字が部に無い」ことを出すどの行も2割に届かないなら、課と課の差の問題ではない。部全体が重いのか、課の中の特定の人に寄っているのかのどちらかだ。部全体が重いなら、課と課の配分では動かないので、下の依頼文のうち「各課で同じ形の集計を出す場を作っていただけますか」だけを使う。課の中の特定の人に寄っているなら、頼れる部下に案件を寄せてしまう振り方の癖から見直すほうが先に効く。
差のある1行を出すときは、感想を挟まず、部長に決めてほしいことを1つだけ書く。
件名：定常運用の配分について、ご判断をお願いしたい点が1つあります
定常運用の1人あたり週の時間が、うちの課は○時間、△△課は○時間です（直近4週の平均）。
数字は△△課長にも確認してもらっています。
この差を前提に、既存分のうちどれを移せるかをご判断いただけますか。
（依頼しても隣の列が埋まらなかったときは、2〜4行目をこの2文に差し替える）
課をまたいで比べられる数字が、いまの部にはありません。
各課で同じ形の集計を出す場を作っていただけますか。比較を持つべきなのは部長の側で、あなたが隣の課の数字を集めて回る必要はない。空欄を空欄のまま出すのは、その持ち主を部長に戻すためだ。
逃げの一手：配分が動かなければ、その1行の次の1件だけを決めてもらう#
数字を見せても「隣も大変だから」で流されることはある。そこで既存分を移せと押し続けると、話は隣の課への不公平の訴えに変わり、横の関係で燃料（気力）を焼く。
要求を縮める。積み上がった分には触れず、その1行に当たる業務が次に降りてきたとき、どちらの課が受けるかだけを部長に決めてもらう。依頼しても隣の列が埋まらず出した場合は、下の3行目を、比べる数字が無いことを伝える1文に替えて使い、2割未満で出さなかった場合は対象外とする。
既存分はこのままで構いません。
次に定常運用の追加が来たときだけ、受ける課を部長に決めていただけますか。
いまの差は、先日お見せした1行のとおりです。それも決まらなければ、1枚は捨てずに持っておき、期初（年度や半期の頭）の配分見直しの直前に1回だけ同じ形で埋め直して出す。
まとめ：課と課の偏りは、並べた差の1行で初めて配分の議題になる#
自分の課の数字だけでは段取りの話に戻され、隣と並べた差は配分の話になる。見せるのは差の割合がいちばん大きい1行で、動かなければ次の1件の受け先だけを部長に決めてもらう。
本記事は AI が下書きし、管理人が監修しています。
続きはタイムラインに置いていく。
