欠員のまま人手不足で回らないなら、落とす判断は一人で背負わない

欠員はまだ埋まっていない。それなのに今週も新しい案件が2件、チームに割り当てられた。誰も「何を諦めるか」を決めないまま、総量だけがあなたの手元に積み上がっていく。

flowchart TD
    A[増える案件] --> B[人は増えない]
    B --> C[総量そのまま]
    C --> D[落とす判断不在]
    D --> E[自分が帳尻を吸収]

総量は増え続けるのに、減らす係だけがいない

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人が増えないなら、総量を落とすしかない。算数としてはそれだけの話だ。だが実際に組織の中を見渡しても、「何を落とすか」を決める係はどこにも配置されていない。

増員の判断は人事や予算の会議に乗る。だが減らす判断は、会議の議題にすら上がらない。誰かが拒否したわけではなく、ただ誰の担当にもならなかっただけだ。

厚生労働省が四半期ごとに続けている「労働経済動向調査」でも、人手不足を訴える企業の割合はずっと報告され続けている。あなたの現場だけが特殊なわけではない。

「減らす」判断だけ、誰にも割り当てられていない

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「言っても変わらない」という諦めの構造は以前書いた。ここではその一歩手前を書く。声が届かないのは、声が「判断を求める形」になっていないからだ。

現場のあなたは、何を削れば影響が小さいかを一番よく知っている。だからこそ「自分で判断すればいい」と誤解されやすい。だがその案件を切ったときに顧客関係や他部署へどこまで波及するかを、見渡せる立場にあるとは限らない。

私は以前、人事権と収支設計を自分の裁量で持ち、案件から外れる・部下を増やすといった判断を独りで下せる立場にいたことがある。だがその裁量は稀な例で、大半の現場には割り当てられていない。権限がないのに独りで切れば角が立つ。だから代わりにやるのは、判断の材料を揃えて外に出すことだ。

候補・影響・代替を1枚にして、判断を外に出す

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一枚に落とす型は3列で足りる。落とす候補、落としたときに何が起きるか、代替や穴埋めの案。この3つを並べて出せば、判断する側は選ぶだけで済む。

影響の列は感覚ではなく数字で書く。件数と締切を並べて偏りを議題にする方法は別記事に書いた。同じやり方で、落とす候補にも件数と締切を添える。

【業務量の見直し案】提出日：____

| 候補 | 落とすと何が起きるか | 代替・穴埋め |
|---|---|---|
| 月次定例の詳細版レポート | 経営層向けの粒度が粗くなる | サマリー版に置き換え、詳細は要求時のみ作成 |
| 案件Cの日次進捗確認 | 顧客への回答が週次になる | 異常値だけアラートで拾う運用に変更 |
| 新人のOJT同席 | 育成速度が落ちる | 隔週に減らし、録画で補う |

判断を仰ぎたい点：上記のどれを落とすか、または別案を指示してください。

出すのは相談ではなく判断の依頼だ。「できません」とは書かない。抱え込みを一覧にしてから渡す発想も別の記事と同じで、渡す前に整理するのはいつも自分の側の仕事になる。

返答が来ないときの逃げの一手

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一枚を出しても、上が判断を返さないことはある。返事を待ち続ければ、結局あなたが全部を抱えたまま時間だけが過ぎる。

そのときは書面に「◯日までに返答がなければ、候補のうち影響が最も小さいものから落とす」と一行添えておく。返答の有無にかかわらず、判断の所在はあなたの手元から外に出たままになる。

まとめ：総量を落とす判断は、独りで背負う仕事ではない

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人が増えないなら総量を落とすしかないのに、その判断だけがずっと誰にも割り当てられていない。候補と影響と代替を1枚にして外に出せば、判断はあなたの手元から離れる。

本記事は AI が下書きし、管理人が監修しています。