半年経っても欠員が補充されないのは、埋め方に原因がある

退職した担当の求人ページを、あなたは今週も確認した。半年前から「掲載準備中」のまま変わっていない。その間、抜けた分の仕事は全部、あなたが巻き取ってきた。

求人票が動かないまま業務だけ引き継いだ課長を、何人も見てきた。

flowchart TD
    A[欠員発生] --> B[完璧に穴埋め]
    B --> C[支障ゼロ]
    C --> D[補充根拠消失]

「掲載準備中」のまま半年が経つ、という現象

#

退職者が出たとき、上司はこう言ったはずだ。「求人は出すから、それまでお願いできるか」。あなたは了承し、抜けた業務を自分の担当に足した。

半年経った今も、求人サイトのページは動いていない。面接の日程が話題に上ったこともない。

一方で、業務は滞りなく回っている。引き継ぎ直後の混乱を過ぎれば、顧客からのクレームも納期遅延もほとんど出ていない。

あなたがそれを、きちんと埋めてきたからだ。

埋め方が良いほど、欠員の証拠が消える

#

上司や人事が欠員の深刻さを判断する材料は、あなたの疲労感ではなく、外に見える支障の量だ。クレーム件数、納期遅延、担当者の連鎖離職——そこに異常値が出て初めて、補充の優先度が上がる。

あなたが穴を完璧に埋め続ける限り、この異常値は一つも発生しない。人事から見える欠員は、「業務上、特に困っていない状態」でしかない。

これは対応力の証明ではなく、補充を求める根拠を自分の手で消している状態だ。埋め方が丁寧であるほど、補充されない理由になる。

後任を用意するのは本来、人事権を持つ側の仕事であって、あなたの宿題ではない。この帰属の話は別記事に書いた。今回扱うのは、その判断材料そのものが、埋め続ける行為によって生まれない問題だ。

辛いのはあなたの処理能力が足りないからではない。支障を一切出さずに埋め続けたことで、補充を判断させる材料が最初から存在しない、という構造の問題だ。

この埋め続ける行為は無給労働として構造化している。補充されないまま月単位で続く追加業務は、実質的な対価のない労働として蓄積される。

穴埋めに使った時間を、月次で記録して見える化する

#

打つ手は単純だ。感覚ではなく時間で、欠員の重さを示す。感覚を数字に変えるという発想自体は、業務量の偏りを件数と締切で議題にする別記事と同じ形をしている。

記録するのは、退職した担当の業務のうち、あなたが代わりに処理している分だけに絞る。自分の本来業務と混ぜると、何が欠員のコストなのか分からなくなる。

【欠員穴埋め工数ログ　◯月分】
業務内容               時間     本来の担当
月次請求書チェック      3.5h    退職したCさん
顧客A社への定例報告      2.0h    退職したCさん
新規案件の見積り確認     1.5h    退職したCさん
合計                   7.0h/月

3ヶ月分たまったら、月平均の時間を出して上司か人事へ判断材料として渡す。総量を落とす議題にする話は別記事に譲るが、ここではまず欠員そのものを数字として存在させる段階を扱う。

件名: ◯◯（退職者）の欠員による追加工数について

退職以降、本来の担当外の業務を月平均◯時間、私が巻き取って処理しています。
直近3ヶ月の内訳を添付します。
巻き取りを続けるか、補充の優先度を上げるか、判断をお願いします。

提出する線は先に決めておく。目安は本来業務にかかる時間の1割を超えたら、というくらいで十分だ。線を決めずに記録だけ続けると、提出のタイミングを永遠に逃す。

それでも補充が動かないときの逃げの一手

#

記録を出しても、上司が「もう少し様子を見よう」で流すことはある。データを見せても人は動かないことのほうが多い。

そのときは、ログに残った業務のうち優先度が最も低いものを一つ選び、意図的に手を止める。難しい交渉はいらない。予定していた完了日を、記録に書いた時間の分だけ遅らせるだけでいい。

支障が実際に一つでも出れば、それが補充判断の新しい材料になる。あなたが黙って埋め続けている限り、この材料は永遠に生まれない。積み増しの依頼そのものを断る事前設計は別記事にまとめた。

まとめ：欠員は、埋め続けている間は存在しない

#

欠員は、あなたが黙って埋め続けている間、組織の記録上は存在しないことになっている。時間を記録して出した瞬間だけ、それは補充を求める材料に変わる。

本記事は AI が下書きし、管理人が監修しています。