何度も同じ説明をするのは判断基準がChatGPTに無いからだ

複数の案件を掛け持ちしていた時期、同じ質問を三人から立て続けに受けたことがある。「この変更は追加料金の対象か」。答えは毎回同じはずなのに、説明するたびに言葉が微妙に変わった。

基準を忘れていたわけではない。その基準は、一度も言葉になっていなかった。

flowchart TD
    A[書き出す] --> B[AIが質問]
    B --> C[基準を言語化]
    C --> D[カスタムGPT化]

消えているのは記憶力ではなく基準

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同じ質問が何度も来ると、たいていの人は「メモを取っていなかった自分」を責める。だが手順自体は覚えている。抜けているのは、境界線の引き方だ。

たとえば「教材の一部を差し替えるのは軽微な変更か、追加料金の対象か」という判断。手順書には書かれていないが、過去に何度も判断してきたはずの基準がある。それが自分の頭の中にしかキャッシュされていない。

だから聞かれるたびに、その場でもう一度組み立て直す。組み立て直すたびに、微妙に言葉が変わる。これは記憶力の問題ではなく、基準を一度も外に出していないという構造の問題だ。

頭の中にしかない基準は複利で効く

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この構造は、部下に仕事を渡せない理由とも重なる。手順は渡せても、境界条件を渡していないので、部下は判断が必要な場面で結局あなたに聞きに来る。

聞かれるたびに答えるほうが、基準を書き出すより速く感じる。だから先送りが続く。半年後も同じ質問を受け続けているのは、部下の理解力ではなく、基準がまだ誰にも渡っていないからだ。

似た現象に「認識負債」がある。あちらはチーム内で前提がズレていく話だが、こちらはもっと手前の話だ。ズレる以前に、基準がまだ言葉になっていない。

AIに判断基準を段階的に教える

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手順は3段階に分かれる。書き出す、AIに質問させる、カスタムGPTとして固定する。どの段階も、その場で読み切れる分量で終わる。

判断が要る場面を思いつくまま書き出す

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きれいに整える必要はない。順番が前後してもいい。同じ内容が重複してもいい。「この仕事をしていて、毎回どこかで迷う」場面を1つ選び、実況中継するように書き出す。

手が止まるなら、音声入力で話しながら記録してもいい。話し言葉のまま出したメモを、後でAIに整理させれば十分だ。

AIに「まだ言葉になっていない基準」を聞かせる

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書き出したメモと関連資料をAIに渡し、マニュアルを作らせる前に、まず不足している判断基準を質問させる。

{業務名}のマニュアルを作りたい。
思いつくまま書き出した手順のメモと、関連資料を添付する。
まずこれらを読んだうえで、マニュアルを作るために
足りない情報を質問してほしい。マニュアルはまだ作らないでほしい。

- 質問は重要度の高い順に5問程度に絞ること
- 手順そのものより、判断基準（どういう場合にどう決めるか）
  が不明な点を優先すること
- メモと資料の間に食い違いがあれば、それも指摘すること

自分で書き出しただけでは、抜け漏れが必ず残る。実際の場面では無意識にやっている判断ほど、後から言語化しようとすると抜け落ちる。AIに質問させる工程を挟むことで、その抜け漏れを先に埋められる。

出た基準をマニュアル化し、カスタムGPTに固定する

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質問への回答が出そろったら、マニュアルとしてまとめさせる。ここで「わからない部分は推測で埋めるな」と明示しておく。

ここまでの内容をもとに、業務マニュアルとしてまとめてほしい。

- 手順だけでなく、判断基準も具体的に書くこと
- 説明から読み取れない部分は、推測で補わず
  「要確認」と記載すること

推測で埋めさせると、それらしく整った文章の中に、本当は確認が必要な箇所が紛れ込む。「要確認」のまま出させて、そこだけ後から埋めるほうが安全だ。

マニュアルができたら、その中から自動化できる判断をAIに探させる。

このマニュアルの手順の中に、カスタムGPTとして固定できる
判断はあるか。ある場合は、対象の作業とカスタム指示の
文面を具体的に示してほしい。

出力された指示文を、カスタムGPTの「指示」欄にそのまま貼る。次に同じ質問が来たら、まずそのGPTに聞かせてから答える運用に変える。基準はもうあなたの頭の中だけにはない。

逃げの一手

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全業務を一気にマニュアル化する必要はない。まず最も繰り返し聞かれる質問1つだけを対象にする。それで十分に元は取れる。

書き出す過程で、実は自分の中で基準が一貫していなかったと気づくこともある。それは失敗ではない。ここで初めて基準を決めればいい話で、今まで気づかずに済んでいただけだ。

社内でAI製のマニュアルが通らない空気があるなら、公開する必要はない。自分が答える前に一度そのGPTに確認させるだけの、個人用の下書きとして使えば足りる。

まとめ：基準は書き出すまで、頭の中だけにある

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同じ説明を繰り返す時間の正体は、記憶力の欠如ではなく、判断基準を一度も外に出していないことの結果だ。書き出さない限り、その基準は来週も自分の頭の中だけにある。

本記事は AI が下書きし、管理人が監修しています。