役員説明で差し戻される前に、パワーポイントは決定文から作る

深夜、Copilotに「役員説明用の資料を作って」と打ち込んだ。数分でアウトラインが返り、そのままスライド生成に進めた。枚数は十分にできあがった。翌朝の役員レビューで最初に飛んできたのは、「これは何を決める資料なんだ」という一言だった。

flowchart TD
    A[決定文が空白] --> B[AIが枚数生成]
    B --> C[論点が不一致]
    C --> D[役員が差し戻す]

枚数は作れても、決めることは空白のまま

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Copilot in PowerPointは、プロンプトを入力すると対象ユーザーやプレゼンテーションのスタイルについて確認してくることがある。答えてもいいし、スキップしてCopilotに決めさせてもいい。

だが確認してくるのは「誰に、どんな見た目で見せるか」であって、「この資料で何を決めるか」ではない。そこが空欄のまま進めても、アウトラインもスライドも問題なく出来上がる。

枚数とデザインは整う。だが役員が見ているのは枚数ではなく、あなたがその資料で何を決めさせようとしているかのほうだ。プレゼンテーション作成機能の出力について、Microsoft自身も「人間によるレビューと適切な編集が必要」なAI生成コンテンツだと明記している（出典: PowerPoint の Copilot を使用して新しいプレゼンテーションを作成する | Microsoft Support）。レビューすべきは体裁ではなく、決定文の有無のほうだ。

役員自身が数分でAIにスライドを作らせて語る場面も増えている（役員が数分でAIに作らせたスライドに、モヤモヤが止まらない理由）。作る側も見る側も、決定文を挙わないままAIを通している。この決定文の欠落が起こす手戻りの構造は、AIの有無に関わらず同じだ。

決定文が抜けるのは、指示が下手だからではない

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指示が甘かったせいだと片付けたくなる。だが違う。AIは投げ込まれた情報量に比例して出力の密度を上げるが、「何を決めるか」という一点は依頼した本人の頭の中にしかない情報で、投げ込まなければAIには最初から存在しない。

自分自身も、部下に「AIを使っていいから資料を作ってみて」とだけ依頼したことがある。翌日出てきた初版は、的外れな内容が並ぶだけの代物だった。スライドごとに、そのスライドで言うべきことと展開をこちらが書いて渡し直してから、やっとAIとの壁打ちでそこそこの精度に仕上がった。

そこまで書くなら、最初から決定文を用意すればよかった。決定文を後出しでスライドごとに埋め直す作業は、1枚のA4に最初から書いておけば一度で済む。決める一行を先に置く考え方そのものは会議資料の枚数だけ増えて、何を決める資料か誰も言えなくなっていたに書いた。ここではその一文を、Copilotに渡す入力としてどう使うかまで踏み込む。

A4 1枚に決定文を書いてから、Copilotを開く

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Copilotのアイコンを押す前に、次の3行をA4 1枚に埋める。

【決定文】この資料で、
　＿＿について＿＿か＿＿かを決める

【判断する人】：
【今日ここで決まらないと困ること】：

決定文は必ずAかBかの形にする。「〜について検討する」のような開いた文では、AIは論点ではなくテーマとして受け取り、また網羅で不安を埋め始める。

決定文が書けたら、そのままCopilotの最初の入力に貼る。

[決定文をそのまま貼る]について、
判断材料になるスライドだけを
生成してください。

対象読者：［判断する人の役職］
除外：一般論の背景説明、競合動向、
参考情報ページ

Copilotはこのあと、スライドをいきなり作らず、先にアウトラインを返してくる。ここが決定文との照合ポイントだ。アウトラインの各項目が決定文のAかBかの判断に効いているかを見て、効いていない項目はスライド生成の指示を出す前に消す。

型そのものをAIに渡す発想は役員説明で手戻りされ続ける側が、デロイト351枚の7つの型をプロンプト化するに書いた。あの型はスライドの体裁を決める型で、決定文とは別物だ。型だけ渡しても、決めることが空欄なら同じ手戻りが起きる。

決定文が書けないなら、アウトラインで止める

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決定文の3行を埋めようとしても、依頼した本人が「AかBか」を即答できないことがある。判断する人がまだ論点を固めていないケースだ。

そのときは無理に決定文をでっち上げない。Copilotにはアウトラインまでしか出させず、スライド生成のボタンは押さない。アウトラインを判断する人に見せ、「この論点で合っているか」だけを確認する。

判定基準は、決定文を貼った直後にアウトラインと照らして5分で一致を確認できるかどうかだ。一致しないまま生成を進めても、翌朝のレビューで同じ一言が返ってくるだけで、あなたの燃料を余分に使うだけになる。役員が決定そのものを拒み続ける場合の切り返しは役員説明で3回手戻りされたら、問いの設計で決定を引き出すに書いた。

まとめ：AIが作れるのは枚数で、決めることではない

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決定文をA4 1枚に置いてから生成のボタンを押すか、押さずにアウトラインで止まるかが、翌朝のレビューの結果を分ける。

本記事は AI が下書きし、管理人が監修しています。